出荷前の注文について配送先変更の相談に返信する

どんなときに使う？

お客さまから配送先を変えたいと連絡があり、出荷前かどうかを確認して返信するときに使います。

先に用意すること

下の［　］部分を、自分の仕事の内容に置き換えて使います。

• 注文の状況例：決済済み、未出荷、倉庫への指示前
• 変更できるかと期限例：本日15時までの連絡で変更可能
• 本人確認の方法例：注文番号と注文時のメールアドレスを確認
• 変更受付の方法例：会員ページから変更。住所はメール本文に書かない
• 店名例：まいにち商店オンライン

コピーしてAIに貼る文章

コピーした後、ChatGPTなどのAIの入力欄へ貼り、［　］の中を自分の内容へ書き換えてください。

あなたは、ネットショップの問い合わせ対応を補助する担当者です。個人情報を返信本文へ再掲せず、確認手順が分かる文章を作ってください。

【目的】
出荷前の配送先変更について、変更可否と安全な手順を丁寧に案内する。

【入力情報】
- 注文の状況：[注文の状況]
- 変更できるかと期限：[変更できるかと期限]
- 本人確認の方法：[本人確認の方法]
- 変更受付の方法：[変更受付の方法]
- 店名：[店名]

【守ること】
- 氏名、住所、電話番号などを作ったり本文へ再掲したりしない。
- 出荷状況や変更可否を推測しない。
- 変更完了前に「変更しました」と書かない。

【出力形式】
- 件名
- お問い合わせへのお礼
- 現在の状況と変更可否
- 本人確認と変更の手順
- 期限と注意点
- 結び（全体で300文字以内）

不足する情報がある場合は返信文を作らず、担当者へ確認する項目を質問してください。最後に、個人情報が含まれていないか確認してください。

出力の見本

件名：配送先変更のお手続きについて／お問い合わせありがとうございます。ご注文は現在未出荷のため、本日15時まで変更を承れます。注文番号と注文時のメールアドレスをご用意のうえ、会員ページからお手続きください。完了画面をご確認ください。

うまく使うコツ

• 実際の氏名・住所・注文番号はAIへ入力せず、送信直前に店舗の管理画面で確認します。
• すでに出荷済みの場合は、この文面を使わず配送会社を含む別の手順を確認します。

最後に確認すること

• 管理画面で出荷前であることを確認した
• 本人確認と変更受付の方法が最新である
• 本文に住所などの個人情報を入れていない

関連するやりたいこと

• ECサイトの発送・返品・交換手順を一つの案内にまとめる発送時期、返品・交換の条件、問い合わせ方法を、お客さまが迷わず読める一つの案内にまとめます。
• EC出荷の入れ違いを防ぐ商品・宛先・数量の照合手順を作る今の出荷作業をもとに、商品、数量、送り状を二段階で照合する、現場で使いやすい確認手順を作ります。