EC出荷の入れ違いを防ぐ商品・宛先・数量の照合手順を作る

どんなときに使う？

誤出荷を減らしたいときや、新しい担当者でも同じ順番で梱包・出荷確認ができるようにしたいときに使います。

先に用意すること

下の［　］部分を、自分の仕事の内容に置き換えて使います。

• 現在の出荷の流れ例：注文票印刷→商品を集める→梱包→送り状貼付→集荷棚へ
• 照合できる情報例：注文番号、商品コード、商品名、数量、送り状番号
• 担当人数と設備例：通常1名、繁忙時2名、バーコード端末なし
• よくある間違い例：色違い、2個注文を1個だけ入れる、送り状の貼り違い
• 異常時の決まり例：作業を止め、出荷責任者に確認。注文票へ保留と記入

コピーしてAIに貼る文章

コピーした後、ChatGPTなどのAIの入力欄へ貼り、［　］の中を自分の内容へ書き換えてください。

あなたは、小規模ネットショップの出荷手順を整理する担当者です。個人情報を記載せず、作業者が声出し・指差しで確認できる手順を作ってください。

【目的】
商品、数量、送り状の入れ違いを防ぐ出荷確認手順を作る。

【入力情報】
- 現在の出荷の流れ：[現在の出荷の流れ]
- 照合できる情報：[照合できる情報]
- 担当人数と設備：[担当人数と設備]
- よくある間違い：[よくある間違い]
- 異常時の決まり：[異常時の決まり]

【守ること】
- 氏名、住所、電話番号などの実データを出力しない。
- 今ない設備や人員を前提にしない。
- 照合する二つの情報源と、確認するタイミングを明記する。

【出力形式】
1. 作業開始前の準備
2. 商品を集めるときの第1照合
3. 箱を閉じる前の第2照合
4. 送り状を貼るときの第3照合
5. 不一致があったときの停止・報告手順
6. 日次の振り返り欄
各手順を「見るもの→声に出す内容→記録」の順にする。

不足する情報がある場合は手順を作らず、確認したいことを質問してください。最後に、よくある間違いがすべて手順で防げるか確認してください。

出力の見本

第1照合：注文票の商品コード・色・数量と、集めた商品の表示を指差して読み上げる。第2照合：箱を閉じる前に商品コードと数量を再確認し、注文票へ印を付ける。第3照合：注文番号と送り状番号を照合してから貼る。不一致なら作業を止めて保留にする。

うまく使うコツ

• 実際のお客さま情報は入力せず、項目名だけで手順を作ります。
• 繁忙時だけ2名になる場合は、1名でも成立する手順を基本にします。

最後に確認すること

• 色・型・数量を箱を閉じる前に照合する
• 注文番号と送り状番号の貼付前照合がある
• 不一致時に作業を止める条件が明確である

関連するやりたいこと

• ECサイトの発送・返品・交換手順を一つの案内にまとめる発送時期、返品・交換の条件、問い合わせ方法を、お客さまが迷わず読める一つの案内にまとめます。
• 食品売場の温度・期限・清掃を確認する開店前点検表を作る店内ルールをもとに、開店前に確認する温度、期限、清掃などを、記録しやすい点検表へ整理します。