納品時の温度・数量・外観を記録する受入確認表を作る

どんなときに使う？

納品時の確認項目や記録方法をそろえたいときや、温度・数量・外観の確認漏れを減らしたいときに使います。

先に用意すること

下の［　］部分を、自分の仕事の内容に置き換えて使います。

• 納品される食品と保管区分例：冷蔵惣菜、冷凍食品、常温の菓子
• 承認済みの温度基準例：冷蔵惣菜は店舗の受入基準○℃以下。実際の承認値を入力
• 数量を照合する資料例：納品書の商品名・規格・予定数量
• 外観の確認項目例：包装破れ、液漏れ、へこみ、汚れ、表示の欠け
• 異常時の手順例：商品を分けて保留し、受入責任者へ連絡して指示を受ける
• 記録する役割と時刻例：受入担当、納品直後。個人名は不要

コピーしてAIに貼る文章

コピーした後、ChatGPTなどのAIの入力欄へ貼り、［　］の中を自分の内容へ書き換えてください。

あなたは、食品小売店の納品確認を整理する担当者です。店舗で承認済みの基準だけを使い、温度、数量、外観を記録できる受入確認表を作ってください。

【目的】
食品の納品時に、温度、数量、包装・外観の確認漏れを減らす受入確認表を作る。

【利用場面】
[納品される食品と保管区分]を[記録する役割と時刻]が確認する場面

【入力情報】
- 承認済みの温度基準：[承認済みの温度基準]
- 数量を照合する資料：[数量を照合する資料]
- 外観の確認項目：[外観の確認項目]
- 異常時の手順：[異常時の手順]

【守ること】
- 法令、温度基準、許容差を推測で追加しない。
- 実測した事実と、責任者による受入判断を分ける。
- 温度だけで商品の安全性や受入可否を決めない。
- 異常時は入力された手順に従い、AIが対応を決めない。
- 納品担当者や取引先担当者の氏名を求めない。

【出力形式】
「保管区分・商品・温度基準・実測温度・予定数量・受入数量・外観・確認結果・保留／連絡・確認時刻」の10列の表を作る。
- 実測温度と数量は手書きできる空欄にする。
- 確認結果は「基準内／要確認」とし、最終の受入可否とは分ける。
- 表の下に異常時の手順と責任者確認欄を付ける。

不足する情報がある場合は、確認表を作る前に必要な基準を質問してください。最後に、温度基準、外観項目、異常時手順が入力情報と一致しているか確認してください。

出力の見本

冷蔵｜惣菜A｜店舗基準：___℃以下｜実測：___℃｜予定20個｜受入___個｜包装破れ：無／有｜基準内・要確認｜保留／連絡：___｜時刻：___。

うまく使うコツ

• 温度基準と異常時対応は、店舗の最新マニュアルから確認した内容を入力します。
• 温度計の使用方法や測定場所も決まっている場合は、店舗手順へ別途明記します。

最後に確認すること

• 温度基準を店舗の最新マニュアルと照合した
• 納品書の予定数量と実際の受入数量を分けて記録できる
• 異常商品を分けて責任者へ連絡する欄がある
• AIが受入可否や安全性を決める表現がない

関連するやりたいこと

• 食品売場の温度・期限・清掃を確認する開店前点検表を作る店内ルールをもとに、開店前に確認する温度、期限、清掃などを、記録しやすい点検表へ整理します。
• 新人向けに品出し・期限確認・声かけの練習台本を作る店舗で承認済みの手順をもとに、新人が品出し、期限確認、お客さまへの声かけを順番に練習できる台本を作ります。