注文確認メールを発送予定と問い合わせ方法つきで整える

どんなときに使う？

注文確認メールが長く分かりにくいときや、発送までにお客さまが確認する内容を同じ順番で案内したいときに使います。

先に用意すること

下の［　］部分を、自分の仕事の内容に置き換えて使います。

• 店名例：まいにち商店オンライン
• 注文内容の表示方法例：商品名・色・数量を注文管理画面から自動表示。実データは入力しない
• 確認済みの注文状況例：注文受付済み。決済完了は別メールで案内
• 発送予定の案内例：注文確定後3営業日以内。発送後に追跡案内を送信
• 変更・問い合わせ方法例：発送準備前まで問い合わせフォームで受付

コピーしてAIに貼る文章

コピーした後、ChatGPTなどのAIの入力欄へ貼り、［　］の中を自分の内容へ書き換えてください。

あなたは、ネットショップの注文確認メールを整える担当者です。個人情報や実際の注文情報を使わず、確認済みの店舗ルールだけで共通文面を作ってください。

【目的】
注文内容、現在の状況、発送予定、問い合わせ方法を順番に確認できるメールを作る。

【入力情報】
- 店名：[店名]
- 注文内容の表示方法：[注文内容の表示方法]
- 確認済みの注文状況：[確認済みの注文状況]
- 発送予定の案内：[発送予定の案内]
- 変更・問い合わせ方法：[変更・問い合わせ方法]

【守ること】
- 氏名、住所、注文番号などの実データを作ったり例示したりしない。
- 決済、在庫確保、発送完了を入力情報より先に断定しない。
- 発送予定と発送完了を区別する。
- 変更できる期限や条件を勝手に追加しない。

【出力形式】
1. 件名
2. 注文受付へのお礼
3. 注文内容を確認する欄
4. 現在の状況と発送予定
5. 変更・問い合わせ方法
6. 店名を入れた結び
全体を450文字以内にし、特に確認してほしい箇所を箇条書きにする。

不足する情報がある場合は、文面を作る前に確認したいことを質問してください。最後に、状況や発送予定が入力情報と一致し、個人情報が含まれていないか確認してください。

出力の見本

件名：ご注文を受け付けました／ご注文ありがとうございます。商品名・色・数量をご確認ください。現在は注文受付済みです。注文確定後3営業日以内に発送し、発送後に追跡方法をご案内します。変更のご相談は発送準備前までにお問い合わせフォームからお願いします。

うまく使うコツ

• 実際の注文内容はAIへ渡さず、店舗システムで差し込む項目名だけを入力します。
• 注文受付、決済完了、発送完了を別の状態として書き分けます。

最後に確認すること

• 注文状況と発送予定を管理画面の設定と照合した
• 変更できる条件と問い合わせ先が最新である
• 氏名・住所・注文番号などの実データを含めていない

関連するやりたいこと

• 出荷前の注文について配送先変更の相談に返信する注文の状況と変更可否をもとに、配送先変更の相談へ、安全に確認を取りながら返信する文面を作ります。
• ECサイトの発送・返品・交換手順を一つの案内にまとめる発送時期、返品・交換の条件、問い合わせ方法を、お客さまが迷わず読める一つの案内にまとめます。