繁忙期の問い合わせ・梱包・出荷の担当表を作る

どんなときに使う？

セールや年末など注文が増える前に、作業の重なり、引き継ぎ、応援が必要な時間を確認したいときに使います。

先に用意すること

下の［　］部分を、自分の仕事の内容に置き換えて使います。

• 対象期間と営業時間例：12月20日〜25日、9〜18時
• 日別の作業量の見込み例：注文80〜120件、問い合わせ20件。個別注文は不要
• 作業と締切例：問い合わせは当日中、15時までの注文は翌営業日出荷
• 使える役割と人数例：問い合わせ1人、梱包2人、出荷確認1人。個人名は不要
• 休憩・引き継ぎ・動かせない条件例：12〜13時は交代休憩、17時に配送会社へ引渡し

コピーしてAIに貼る文章

コピーした後、ChatGPTなどのAIの入力欄へ貼り、［　］の中を自分の内容へ書き換えてください。

あなたは、小さなネットショップの繁忙期準備を整理する担当者です。個人名や注文情報を使わず、入力された役割と人数で無理のない担当表のたたき台を作ってください。

【目的】
問い合わせ、梱包、出荷確認を時間帯別に割り当て、締切と引き継ぎを見えるようにする。

【入力情報】
- 対象期間と営業時間：[対象期間と営業時間]
- 日別の作業量の見込み：[日別の作業量の見込み]
- 作業と締切：[作業と締切]
- 使える役割と人数：[使える役割と人数]
- 休憩・引き継ぎ・動かせない条件：[休憩・引き継ぎ・動かせない条件]

【守ること】
- 個人名、実際の注文、問い合わせ内容を使わない。
- 未入力の処理能力や勤務可能時間を推測しない。
- 同じ役割を同時に二つの作業へ割り当てない。
- 休憩、引き継ぎ、最終確認の時間を省略しない。
- 勤務時間と人員配置の最終決定は責任者が行う。

【出力形式】
1. 「時間帯・問い合わせ・梱包・出荷確認・引き継ぎ」の担当表
2. 締切から逆算して先に行う作業
3. 作業量が見込みを超えた場合に止める作業と応援判断の欄
4. 当日朝と終了前の確認項目
5. 責任者が決める未確定事項

不足する情報がある場合は、担当表を作る前に確認したいことを質問してください。最後に、役割の重なり、休憩、締切の前後関係を確認してください。

出力の見本

9〜11時｜問い合わせ1役｜梱包2役｜出荷確認1役／11時に未処理数を確認。12〜13時は交代休憩、15時に翌営業日出荷分を締め、16時から送り状と数量を再確認、17時に引き渡す。

うまく使うコツ

• 個人名ではなく役割名で作り、当日の朝礼で実際の担当者を決めます。
• 処理時間が不明なら、通常日の実績を測ってから入力します。

最後に確認すること

• 同じ役割に重なる作業がない
• 休憩と引き継ぎの時間を確保した
• 配送締切前に最終確認の時間がある

関連するやりたいこと

• 在庫・撮影・入稿・発送準備からECセール日程を組むセール開始日から逆算し、在庫確認、商品撮影、ページ入稿、発送準備を無理のない日程へ並べます。
• EC出荷の入れ違いを防ぐ商品・宛先・数量の照合手順を作る今の出荷作業をもとに、商品、数量、送り状を二段階で照合する、現場で使いやすい確認手順を作ります。